決算が終わったらやっておきたい事務処理3つ!


みなさんこんにちは、事務屋ひばさんです(`・ω・´)

無事、2月末で決算申告&納税が終了いたしまして、3月頭は一息・・一息・・つく前に!やっておきたい事務処理があります(*’ω’*)!

ここで気を抜いてしまうと、後で書類整理をする段階で

「あれ?忘れちゃった・・(*’ω’*)ポカーン」

という事になりがちです。

ご自分で決算された方は特に、書類の整理まで一気にやってしまいましょう♪

ポイント1.会計ソフトの繰り越し数値のチェック

みなさん会計ソフトを使っているかと思うのですが、1会計期間が終了した後、次の期へ繰り越す処理をしますね!

そして、前の期は前の期で、決算の処理を入れつつ・・

新しい期は新しい期で、現在進行中の会計処理をどんどん入れていきます。

つまり、決算処理をしている2か月間は、二つの会計期間のデータを入力していることになります。

新しい期のデータは、前の期の数字を繰り越しているので、その繰越元(前の期)の数字が変わった場合は、再度繰越の処理をしなければなりません・・ということです。

例えば、決算を始める前の売掛金が2,000,000円あったとしますね。

決算の処理をしている中で、「請求漏れがあった( ゚Д゚)!」という理由などで、売掛金が500,000円増えたとします。

新しい期の数字は、もとの売掛金の金額2,000,000円で繰り越していますので、いくら前の期で「売掛金500,000円の増加!」と処理しても、売掛金残高は2,000,000円のままです。

こういう、決算で変わった数字をちゃんと繰り越してあげないと、いざ残高を合わせよう!と思っても永遠に合いません・・( ;∀;)

前期の決算書とも連結していないし、申告書ともあっていないという悲しい事態になりますので、忘れずに繰越の数字はチェックしましょう(`・ω・´)

ポイント2.決算書&申告書の製本

意外とメンドクサイ作業ですが、決算が終わりますと、いろんな書類が残されます。

提出した申告書や決算書の控え(コピー)、計算に使った書類、裏紙、使わなかった資料、送られてきた申告書に入って来たチラシみたいなもの・・

これらの分別を早めにしてしまいましょう!時間が経つと、何の書類なのか分からなくなったり、いるのかいらないのかの判断がつかなくなったり・・という事になりかねません(;_;)

基本的には、

・決算書の控え(コピー)

・申告書の控え(コピー)*税務署、市町村、振興局

・決算書を作る際に、計算に使った書類

を分かり易い順番に並べてファイリングします(*’ω’*)

ひばさんは、

決算書→申告書(市町村、振興局、法人税、消費税)→計算書類

の順番で綴っています。

計算書類は、棚卸の原票やら、減価償却費の計算に使った明細書、銀行の残高証明書など、決算にあたって参考にしたものや計算に使ったものなどをすべて取っておきます。

このファイリングから漏れた書類は、大方不要のモノとみなして、廃棄します。チラシの類や、送付されてきたけど使わなかった申告書などです。

捨ててしまうのも不安・・と言うものは、数か月保存しますが、使わなかったものは

「やっぱ使わなかった!」

と言いながら捨てます。ご自分で判断がつかないものは、税務署や会計事務所などに聞いてみる様にしましょう。実は重要な書類だった・・という事にならない様に( ゚Д゚)!

このほか、届出の関係や貸倒の書類など、

「もしかしたら、近々では使わないけど、数年したら使うかも??」

と言うものは別箇に取っておきます(*’ω’*)。

ポイント3.元帳の保存

みなさん、元帳ってちゃんと保存できていますか??

青色申告をするためには、ちゃんと元帳を保存しておかねばなりません(;´・ω・)

税務署に届出をすることによって、紙ではなくてデータで残すこともできますが、おそらく中小企業では紙ベースも多いのではないでしょうか。

総勘定元帳は、会計ソフトから簡単に印刷することができます(*’ω’*)。

が・・

なにぶん、1年分の元帳印刷です。

量が半端ないですよ(*´▽`*)!

しばらくプリンターを占領してしまいますので、他の業務をしている方の迷惑にならぬように印刷をします(;^ω^)

ソフトの設定によっては、両面印刷とか、A4用紙に2枚ずつ印刷するとかの設定もあります。

ただ、せっかく印刷しても、それほど出番の多い帳簿ではないので(多分)場所をとらぬよう、お金をかけぬように印刷してサクッと製本しておきましょう(`・ω・´)

 


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です