みなさんこんにちは、事務屋ひばさんです(*’ω’*)
３月も残すところ後１週間ほど・・ということで、世の中には年度末に向けてお忙しい方もたくさんいらっしゃることでしょう。
今回は、決算を行う上で「決算書」や「確定申告書」と合わせて作成をしなければならない『科目内訳書』について、作成方法を確認してみたいと思います(‘ω’)ノ
『科目内訳書』って何ですか。
「科目内訳書」とは、読んでその名のごとく、「科目の内訳書」になります。
決算書の作成を既に手掛けていたり、決算書を見たことがあるよ～(^^♪という方はイメージがつかめると思うのですが、決算書は合計額しか記載になりません。
例えば、決算書は「貸借対照表」や「損益計算書」と言った書類から構成されています。
「貸借対照表」は、決算日時点での「資産」や「負債」がいくら残っているか。「損益計算書」は、決算日までに売り上げがいくら上がったかとか、仕入れや経費がいくらかかったかを集計して、最終的な利益を計算する書類です。
ですので、「貸借対照表」を見れば
「あ、決算日には預金残高が2,500,000円あったんだな～。」
ということが分かります。また、
「決算日にはまだ返してない借入金が10,000,000円ある～・・(;´･ω･)」
ということも記載されています。
科目内訳書は、これらの「貸借対照表」に残高のあるものについて、その内訳を詳細に記入していくものになります。
ですので、先に出てきた「預金」であれば、「預金の内訳書」のページに
「〇〇銀行 普通口座1234567 残高1,300,000円
△□信金 普通口座7654321 残高1,200,000円」
という風に内訳を取っていくことになります。
内訳を取る勘定科目は、基本的には「貸借対照表に残高のあるもの。」また、役員報酬や地代家賃と言った、一部損益計算書の勘定科目も内訳を取ります。
この「勘定科目内訳書」、作るうえで一つポイントがあります。
決算書は、会計ソフトを使っている場合、すべて入力が終了すればボタン一つで印刷することができます。
既に、普通預金残高も、売掛金残高も、棚卸資産の残高なども確定している場合、あとはその数字を「勘定科目内訳書」に書き込んでいけばいいじゃん(^^♪！と思いがちですが・・
ちょっと待ってください！
会計ソフトの数字を、そのまま書き写してしまうのは、ストップです！！
なぜならば、勘定科目内訳書を作るプロセスは、「会計ソフトで出た数字をチェックする」ことにも繋がるからです(｀・ω・´)！
どういうことかというと・・
先ほどから出ている、預金残高を例にとってみます。勘定科目内訳書の「預金のページ」を作る際は、実際に通帳の「年度末の残高～翌期最初の取引まで記帳されている通帳」だとか、「残高証明書」の数字をもとに書き込んでいきます。通帳の実残や、残高証明書の残高が「正しい数字」になります(*’ω’*)
そして、勘定科目内訳書の数字と、会計ソフトの数字とを突合せ、入力に誤りが無いかを確認します。
1日一個ずつ、会計ソフトに入力をしたとしても、年間で365個は仕訳が入力されるわけで・・。時にサクサクと進み、時に「意味不明(; ･`д･´)！！」と憤りながら処理を進めるわけです。
ましてや、自分で決算をやろうと思い立ったものの、その道のプロではない。やればできそうではあるけれど、そもそも「税理士」とか「公認会計士」とかの専門職が設置されるほどの専門的な世界なわけです・・。
ですので、どこに予期せぬ間違いがあるとも分からないですし、そもそも間違っていることに気づかない場合も多々あります。
ひばさんも、いまだに貸借間違えて入力していて、「なんでかなー。合わないよねー。」と思っている時もありますし・・(;´･ω･)
なので、ここはすこぶる面倒ではありますが、勘定科目内訳書を作る際は、「実際に残高を確認できる証拠書類」をもとに、固めていき、最終的に決算書の数字と照合することをおススメします(‘ω’)ノ
勘定科目内訳書の入手方法
通常、年に一度「確定申告書」が送られてくる場合、勘定科目内訳書も送られてきます。
が、電子申告をしていたり、「来年は書類送らないで良いです」というチェック欄に丸がついていたりすると、送られてこない様になっています。
それでは、もし手元に書類がなかった場合の入手ルートは・・
国税庁のホームページから、ダウンロードをすることができます。
ここからいろんなものがダウンロードできますが、たくさんありすぎて迷うかも・・
直通のPDFはコチラ
↓
また、税務申告系のソフトを使っている場合、勘定科目内訳書の作成ソフトも扱っていたり、セットになっていたり・・という場合もあります。
ひばさんのところは、エクセルで作成をしておりましたが、今年の決算が終わったところでコチラのホームページを発見。
↓
『勘定科目内訳明細書を無料で作成する最良の方法／全力インフォメーション』
まだお試しはしていないのですが、次はチャレンジしてみたいな～(^^♪と思っているところでございます(*’ω’*)
簡単に、実際の記入例を見てみよう！
なんだか荒い画像でスミマセンが(;´･ω･)、預貯金の内訳書の入力例にしたいと思います。画像は、入力前のモノですが、エクセル製です。
ここに、金融機関名（銀行口座の場合）、種類、口座番号、期末残高を入れていきます(*’ω’*)
このページには、「預貯金」ということで、「現金」、「預金」の残高を入れていきます。
現金は、会社や事務所の金庫の現金や、お店や支店のレジの中など、銀行に預けていない現金の残高を記入します。
事務所に金庫が1個あって、さらに店舗にレジがある場合をみますと・・
こんな感じで記載します。この合計の80,000円は、決算書の「現金」の残高と一致します。
そして、預金については、普通預金、定期預金、納税準備預金、当座預金と、持っている口座すべての残高を記載していきます。
金融機関名と、支店名。種類は口座の種類（普通とか当座とか）を記入します。こんな感じです(*ﾉωﾉ)
相変わらず画像が荒いのはお許しください・・m(__)m
先ほどの現金と同様、合計欄は決算書の「預金残高」と一致します。上の例は、普通預金の口座を二つ持っている場合です。
このほか、定期預金や当座預金などを持っている場合は、「普通預金」とは分けて内訳書に記載し、合計を出しておくと「決算書」と金額を合わせる際にも分かり易いですね(*’ω’*)
「現金」、「預金」ともに「合計欄」が決算書の金額と合っていればOKです。もし違う場合は、内訳書と決算書、どちらが間違っているかを再度確認して、訂正の処理をします。
いかがだったでしょうか？
基本的に、各内訳書を見ると、記載すべき内容がかかれています。
預貯金の内訳書であれば、「金融機関名」であるとか、「種類」、「金額」といったものです。
申告書などと比べると、よくよく見てみると取り組み易い書類だと思いますので、ジックリやってみましょう♪
