みなさんこんにちは、事務屋ひばさんです(｀・ω・´)
さぁ、今回からは実際に作業～♪ということで、早速内訳書とか見たいところですが、まず先にやっておかねばならないことがあります(*’ω’*)
決算日までの現預金取引は入力しましたか？？←会計ソフトを使っている場合。
決算作業は、日々の取引がすべて処理完了！となっている前提でスタートしますので、まだ日々の取引が終わっていない場合は・・まずはソチラを終わらせましょう！！
現金取引も入力したし、預金の取引も全部入力した。
現預金が動かない取引（売上や売掛金、仕入れと買掛金など）も入力した！
となったら、まずは元帳チェックをしてみましょう♪
元帳チェックってなに？？
元帳の正式名称は、「総勘定元帳」と言います。
これは、すべての勘定科目ごとに作成される帳簿で、科目ごとに取引をチェックしていくことができます。
例えば、「通信費」という科目の元帳を見てみると、
「1月6日 〇✕郵便局 切手代 82円×10枚 820円」
などと、日々入力した結果がそのまま表示されます。
科目ごとに年間分をチェックしてみますと、
切手、ゆうパック、切手、トイレットペーパー、切手、携帯料金・・
などと、仲間はずれを見つけるのがカンタンになります(*’ω’*)
トイレットペーパーが通信費になっていたからと言って、税務上は影響ありませんが(*ﾉωﾉ)、この様にして・・年間の入力を一個一個チェックしていきます。
意外と、このチェックによって見つかる入力ミスもありますし、数字があらかた固まってから
「ああっ！ああ！！租税公課に制服代が入ってる！！」←消費税の額が変わります。残念ながら、やり直しのパターン。
という悲しい出来事も防ぐことができます。
ですので、この元帳チェックもしっかり行いましょう♪
そう、お気づきかもしれませんが、こうやってチェックがしやすい様に、日々の入力の際は「何を／ドコで／何のために」と言った適用をできるだけ入力することも大切ですね～(*’ω’*)
仮勘定に注意！
元帳チェックと合わせて済ませておきたいのが、「仮勘定のチェック」です。
仮勘定とは、書いて名の通り、「仮」という名の付くものです。
「仮払金」や、「仮受金」といったものですね(*’ω’*)
この「仮払金」や「仮受金」は、
「あ、いや、今ちょっと内容分からないけど、現金動いちゃったし、処理しないとな・・。一応、仮払金に入れておいて、後でちゃんと処理しよ。」
というものです。
なので、一時的に「仮払金、仮受金」という科目を使用しても、後から内容が判明したら振替を行い、決算時には「仮勘定」の残高はゼロにしておきます。
よく分からない入金を「仮受金」にしておいて、決算が終わってから「売上でした！」とならない様にしましょう！←計算は一からやり直しになります(*ﾉωﾉ)
ちなみに、仮払金の残高があってもおかしくない場合もあります。
旅費として一定額を仮払いしたが、まだ精算していない。とか、実際に「仮払金」や「仮受金」と言った現金が存在している場合は、残高として残っていてもOKです。
また、現金残高がちょっと帳簿と合わなくて・・仮払金で調整しました(*ﾉωﾉ)という場合もあるかもしれません。
この場合、現金が合わなくなった理由を調べても分からない場合、雑損失や雑収入などの科目で処理を行います。
このほか、立替金や預り金などもチェックしてしまいます。
まだ本当に立て替えたままなのか、とか・・ちゃんと回収できるのかしら、とか・・実在しているのか確認したり、預り金が沢山ある場合は、内訳も取って残高を確認してしまいます(*’ω’*)
めんどくさい作業ですが、決算だからしょうがない・・と自分に言い聞かせながら地道に作業しましょう♪
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