領収書がなくても諦めないで・・!どうしたら経費処理ができるか考えて見た。

こんにちは、事務屋ひばさんです。

みなさん、せっせと領収書を集めていますか??

「たくさんたまったよー。」という方から「いや、全然・・」という方まで様々でしょうか。

確定申告を控えたこの時期、領収書あつめを頑張っている方も多くいらっしゃるかと思います。

金額を偽造して経費にしましたなんてニュースもかつてあったりしましたが、もちろんみなさんはそんな事してませんよね~!?

会社によっては、「領収書がなければお金出しません!」というところもあるかと思うのですが、ウッカリもらい忘れたり・・そもそも領収書が出ないものもありますよね。

ひばさんが会計事務所に勤務していたときも、結構「領収書なくなりました!」とか「もらいそびれました!」とかというご相談がありました。

こんなとき、泣く泣く諦めなくてはならないのか・・??

ということで、今回のテーマは

「領収書がないのってどうしてますか!」

です(*’ω’*)

・領収書がない場合はどうしたらよいのか

・100均の領収書でも良いのか。

・領収書の宛名がない場合は!?

・直接領収書に書きこんでも良いのか。

・逆に!領収書があってもダメな場合って!?

なども触れていきますので、チェックしてみてくださいね!

目次

そもそも、領収書ってなんですか。

まずはそもそも、領収書って何でしょう。

仕入や消耗品などの買い出しをしたときに貰う、「確かにお代として〇〇円を頂きましたよ。」という証明書ですね(雑)。

要するに、「払った!払ってない!」という自体を回避するためのもの、でしょうか。

内容としては、宛先金額日付購入商品等の内容発行元などが記載されますね。これをもって、消費税計算をする上で税額控除ができるとする決まりなども・・。ですので、領収書ってとても大事な書類であることがわかります。

ちなみに、この領収書、文具屋さんや100均のお店などで見ますと、いろいろと様式があります。

実のところ、「領収書はこう!このように作るように!」というルールは無いのですが、消費税法という法律で、「税額控除を行うためには、これらの記載をしなさいよ。」というお触れ(?)がありますので、そのルールに従って作ると、結果的にみな同じ内容の記載になるわけです。。

今、インボイス制度が導入されるにあたり、請求書等の記載内容についても大きく変わってくるかもしれないところではありますが、消費税法上は①相手先②購入日③購入したモノの内容④金額⑤購入者 の5つを網羅した領収書を備えておきたいところです。この5点を書き込みできる領収書を入手しておきましょう!

というわけで、これらが網羅されていれば100均の領収書でもOKですし、自前でエクセルやワードで準備してみてもOKですね!

領収書、もらったけど宛名ないよ?

もらって、見て、残念な気持ち。

良く分かります。。

ひばさんのところにも、日々宛名空欄のものも届きます。同様に、レシートだけが来る場合もあります。

こういう時はどうでしょう。

結論を言ってしまいますと、経費になるものはサックリと経費に計上します。別に「上様」と書かれていても気にしません(ひばさんは。)。

「経費になるか否か」

というのは、ひとえに

「事業に関係のある支出か。」

「確実に支出しているのか。」

というところに尽きると思います。もちろん、宛名が無くてもよいというわけではなく、「明らかに社員が仕事上必要があって受け取ってきた領収書である」場合です。

考えてみれば、事業に関わりのある支出・・例えば仕入などで、支払ったけども領収書がないからと経費にしていないと、「売り上げが上がってるのに、仕入れが計上されていない。」という事態になりますし(この場合、粗利が狂ったり、帳簿の現金残高が実査の金額と合わない!などの弊害が出てきます。)、儲かってるのか儲かっていないのかの損益を確認したときに、正確な数字が把握できなくなってしまいますね。

ですので、「事業に関係のある支出」については、領収書がないと分かってもあきらめずに経費に入れるべきかしらと思います。ただし、領収書の裏側等にわかる範囲で「何の領収書なのか」等々、補助的に記載しておくことを忘れないようにします。

よくお見かけする、領収書の無いものはどう処理する?

たとえば、香典だったり・・お見舞い金だったりはどうしましょうか。

そもそも、領収書をもらうという概念がない支出です。

でも、事業をしていると、取引先さんなどでお見舞いが必要になる例は結構ありますし、業種によっては本当にたくさん出てきます。

この時は、新聞等に出された葬儀のお知らせであったり、会葬御礼についてくるハガキ等に金額を記す等をし、合わせて現金出納帳などに記載をします。

このお知らせやハガキなどは、領収書の代わりとして保存をします。

そして経費にします。

また、お知らせ等に載っている「相手先名」がはっきりと取引先名であれば分かり易いのですが、個人名の記載の場合、どういう相手先なのかをきちんとメモしておくことも大事です(*’ω’*)

これは、後々に第三者(たとえば、税務調査に来た税務署職員の方など)が「あれ、これってホントに取引先の人??親戚じゃないの?」と思われないためですね。ここでもやっぱり、「事業に関係のある人物」の慶弔費であれば、経費に入れるという前提です。

個人的なお香典やお見舞いなどとみなされると、この分は「経費」としてみなされず、あとから調査で「修正申告!追徴デスよ!」ということにもなりかねません。

後々、第三者が見て、「これは個人的なお見舞いではないな~。」と判断できるようにしておきましょう。

それから、駐車料金もよくありますね!

これはもらい忘れがダントツじゃないでしょうか。

駐車場でお金を払って・・領収書を発行しないでそのまま出庫・・というパターンです。

私も、ついついやります・・。100円や200円くらいだと、ついつい経費として請求する方が面倒くさくなりがちですがー・・。

この場合も、例えば取引先や営業先に訪問した等の事実があり、実際にお金を支払っているのであれば、領収書が無くても経費に計上します

チリも積もれば・・というのもありますし、何より、最終的に「どれだけの経費が掛かっているか」を把握できていないと、事業のかじ取りは難しいのではないかと思います。決算書上は黒字になったけど、実はその陰には従業員さん達の自腹が結構ありました・・というのは、ちょっとカッコ悪いですね。。

あとは、クレジットカードを使った際はどうでしょうか。

そう、カードを利用した時、手渡されたのは領収書ではなく・・明細書!というパターンです。

さらにクレジットカード会社から送られてくる請求明細書は、あくまで明細書。領収書ではありません。

領収書は、売り手から買い手へと発行されるものですが、ここで入ってくるクレジットカード会社は「売り手と買い手の間に入って、立替払いをしてくれる第3者」となります。

ですので、このクレジットカード会社から領収書をもらったとすると・・「立替分の総額○○円を、口座から引き落としました。」という感じの内容になるでしょうか。

ここで欲しいものは、明細書に個別に記載してある取引1件1件の領収書になりますので、明細書は領収書にはなりません

では、クレジットカードを利用した支払はどうなるのでしょうか・・。

国税局のHPを見ますと、カードを利用した場合であっても、個々のお店から「ご利用明細」を貰っている場合、この「ご利用明細」をもって領収書の代わりにして「消費税の税額控除をしていいよ」と言っています。

さらに、取引の実態を踏まえ、「税込30,000円未満であれば、帳簿に記載することで税額控除しても良いよ」とも言っています。

ですので、結論から言ってしまいますと、クレジットカードの明細も領収書と同等のものとして扱い、税込3万以上のモノであれば「ご利用明細」はシッカリと受け取り、クレジットカードの明細にも取引日・支払金額・支払先・支払内容等を記して、経費に入れてしまいます。

もちろん、事業に関係のある支払の事ですね!

以上、代表的な「領収書のないものたち」でしたが、いかがでしょうか?是非、自社のルールを決めてサクッと経費処理できるようにしてみましょう!

逆説、領収書があっても経費NGじゃない?ってもの

次は・・「え?この領収書・・良いの??」というのもありますね!

「但し書き お品代」

領収書を見ていますと、たまに但し書きのところに「品代」とかと書かれているもの、または「えっ・・、これ事業のどこに使うの?」というものもお見かけします。

あれば良い・・って訳じゃ無いよね!?

という事です。

普段良く行く仕入先で、材料しか買わないよ!とか・・ここで買うのはこれしかないよ!

と、分かれば良いのですが、問題は何を買ったのかが分からない場合です。

「領収書、あれば良いんでしょ!」

という事で持ってこられるのですが、いやいや・・経費処理する側としてはとても困ることでしょう。。

例えば、どこかの個人商店の領収書で「品代」と書かれていた場合・・

「仕入をしたのかもしれない。」

「事務用品を買ったのかもしれない。」

「歯ブラシを買ったのかもしれない・・」

「子供の体操着を買ったかもしれない・・」

「夕飯の材料を買ったかもしれない・・」

と、想像を巡らせるとですね、次第に「これって事業に関係ある経費なの?」という事になってきます。

さらに言えば、百歩譲って夕飯の材料を買っていたとしても、「従業員の福利厚生で、夕飯を出すことにした!年に数回!忘年会の代わり!」とかという主張の場合は福利厚生費にしたいところですが、「社長家の夕飯」だったりすると、もう経費にならないですね。。ということで、実は「但し書き」って経費になるか否かを判断するにあたってはとても大事な一言になるわけです。

経費になるかどうか、突っ込まれそうだなー・・という時は、領収書の裏でも隙間でも、「購入の目的」もメモしておくことをおススメします。

領収書、書き込んじゃダメ!と思われている方もいらっしゃいますが、「なんのために」とか、「誰それとの飲食代」とか、割と細かくメモされておくことをおススメしますよ!

なお、飲食代については大方が「接待交際費」になるのではと思います。

接待交際費って、帳簿を付けたりする段階では「経費」としていますが、実は「法人税」を計算する上では・・全額が経費になるわけではないのです。

個人事業主さんではなく、法人の方、きっと決算をやったことがある方であれば、決算書を作って・・よく分からない申告書を作って・・という作業をした記憶があるかと思います。

そう、この「よくわからない申告書」を作る過程で、せっかく決算書を作る時に計上した交際費の内、いくらかが経費からはじかれてしまっているのです。

これは、内容を一つ一つ見て却下しているわけではなく、中小企業であれば10%は自動的に経費から抜きます・・という事なのです・・。

が。

この飲食代の場合、一人5,000円までの飲食代は全額経費になりますよ!

っていう特典(?)もありますので、領収書に「誰それと、何人で」というメモを書いてしまうのをおススメします!

まとめ

まとめます。まとめますと、

「領収書が無くても、事業に関係のあるものであれば、諦めずに経費処理しましょう」

という方向で良いかと思います。

さらに、「支払の実態を証明できる様にすること。」

です。

事業に関係のあるものであれば、先に述べた様に「損益を正確に測る為」にも、計上はしなければいけないものだと思います。もちろん、「なくてもどうにかなるから、領収書は・・いいや!」などとは思わず、基本的には領収書はもらっておくべきです。

そして、「支払の実態を証明」する方法ですが、これは

「毎日、現金出納帳などの帳簿を付ける

定期的に現金の実査(金庫の中身を数える)をする

社内ルールで、領収書が出ないものについては独自に「支払証明書」等の発行を行う。」

などでしょうか。

毎日帳簿を付けることは、万が一(?)税務署が調査に入った場合にも「ここの会社は、基本きっちりと帳簿付けをしているんだな。」という心証を持ってもらったり、また定期的に現金を数えることで、「領収書は無いけど、支払った分現金が減っている」という事が証明できたりします。

さらに、領収書が出ない場合もあると見込んで、「支払証明書」などの書類を整備してしまうことも良いかと思います。

この支払証明書は、また後ほど様式を作ってみたいと思います。

ということで・・領収書のお役目や、なかった場合の対処法などをご紹介しましたが、参考になりましたでしょうか。

領収書は、「経費になる」「経費にならない」ということだけではなく、無いと正確な数字が出なかったり、税金がたくさん出てしまったり・・と影響がたくさん出てきます。

ぜひ、領収書が無くてもあきらめず・・そして、領収書のもらい方も、メモを整備する等して工夫してみてくださいね~!

参照ページ

 国税庁/仕入税額控除のために保存する帳簿の記載内容

 国税庁/カード会社からの請求明細書

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