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納品書って本当に必要??一体いつまで保管しなきゃならないのか。

みなさんこんにちは、事務屋ひばさんです。

今日は、朝から納品書をメモ用紙にすべく、適したサイズにカット、カット、カットする作業の連続です。

最初に言ってしまいますと、納品書は7年保存しなければなりません

全世界に向けて、保存期間を無視したことを告白してしまったひばさん・・。これは失言か・・あとから後悔するかな・・

でも・・内容としては、請求書と全く同じだし・・

納品書としての役割は既に終えていると思って・・ですね!

結果、今回は100万の札束三つくらいのメモ用紙が出来上がりました。そんなにメモすることもないけど、電話メモとかに活用しましょう♪そんなに電話も取らないけど・・

しかし、この納品書、みなさんどう処理していますか?

今日は、納品書についてちょっと考えてみますよ~(*’ω’*)

果たして、納品書はいるのか!?いらないのか!?

目次

まずは「納品書」って何ですか?

仕入をしたときや、備品を購入した時、または何かのサービスを受けた時(たとえば、会社のパソコンが動かなくなって、ソフト屋さんに診てもらった時など)に

『〇月✕日 コピー用紙(A4版 上質紙白 100枚入り) 5セット △△円』 納品しました。

などと書かれた書類のことですね。

これ、実をいうと・・法的には発行する義務はありません。では、なんで発行するのかと言えば、ひとえに『商品、サービスの提供があったと証明するため』なんですね。

この納品書を渡すとともに、『確かに受け取りました。』という『受領書』や『受領印』を貰ったり、『納品書控え』を貰ったりします(名称は多々)。

つまるところ、

『確かに納品しました!』

ということと、

『確かに受け取りました!』

ということの証明になるわけです。

お金を持ってお店にお買い物にいく場合は、その場で決済が済んでしまう場合がほとんどかと思いますので、特に「納めた、納めていない」という事は問題にならないかと思います。

が、問題になるのは『掛売り』をしている場合です

この場合、例えば『1か月分の仕入代金、翌月末にまとめて支払います!』という契約をしている場合などですが、翌月に発行された請求書を見て

「え、この〇日の商品、うち受け取ったかな??」

「いやいやいや、納めたでしょ!」

というトラブルが起きないとも言い切れません。

こういうトラブルを防ぐためにも、納品書は出した方がいいね!という事なのです。納品書を確認すれば、いつ納めて、また誰に渡したかを確認することができます

保存期間は7年間

平成18年に会社法ができまして、商法というのがなくなりました。保存期間については、会社法だとか、法人税法だとか、なんか法律がイロイロ各自「5年!」とか「7年!」とか「10年!!」などと定めていて「結局何年なの!!」と声高に叫びたい気持ちになります。が、とりあえずは法人税法で定められている7年と思っておいて良いでしょう。

7年です。

この・・大量の納品書を7年・・。

内容は請求書と同じ・・これを7年・・。何度も言いますが、7年・・。

先に、納品書の役目は「確かに商品・サービスの受け渡しがあったという証明することである」と書きましたが、考えてもみてください。

もう7年も前に納品したものについて、

「これ、たしかに納品したよね?」

なんてケース・・ないのではなかろうか・・?仮にトラブルが起こっていても、決済時や決算の時には明らかになるのでは・・?7年も放置しちゃだめだよね・・

そして、記事冒頭のメモ用紙づくりに行き着くわけでした。

とはいえ、現在では多くの会社が取引に際して、納品書を発行しています。ひばさんの勤め先でもそうですし、取引会社さんでもほとんどのところで納品書を発行されています。

ですが、納品書の本来の意味が活きてないよね!という場合もあります。

こんな発行をしていませんか?

先に書いた様に、納品書は

「商品・サービスの受け渡しが確かにありました!」

と証明する書類です。

それも、ただ発行するだけでなく「受け取りました」というサインなりハンコなりで、「誰が受け取ったのかも分かる」様になっています。

ということは、「受け取りました」のサインなりハンコなりの意思表示が無いとダメなの・・?となりますが、ここはおそらく「納品書受け取り後、なんの申し立てもなければ受領したとみなす」となっているかと思います。

それとは別に、月末にまとめて納品書が送付になるパターンがあります

え・・、見たことないですか?それは優秀です!

ひばさんが今感じております、『こんな納品書、意味ないよね!』というのはですね、

商品と同時に手元に届かない納品書

です。

ひばさんの勤め先にも何件かあるのですが、月に何十件と仕入れした分の納品書が、半月、もしくは一か月分をまとめて送付されます。

納品された際は、出荷伝票というものがついてきまして、この伝票と納品物との突合せを行います。

お気づきでしょうか・・。この時点で、納品書はそのお役目を「出荷伝票」に奪われております

この「出荷伝票」によって、納品された商品や個数などはチェックできます。ですので、後でまとめて送られてきた納品書によって、改めて商品のチェックすることはありません。すでに売れてしまっている場合も多いですので、納品チェックとかの段階では既にないのです。

ここまで読んでいただくと、

なんだ!いらなくね!?納品書!

と思われるかもしれませんが・・

やはり、先ほどから書いております様に、納品書は「商品やサービスの提供があった証拠」になります。

また、納品場所が社外であるなど、納品場所まで確認に行けない時などは、納品書を受け取ることで「あ、届いたな~。」という事がわかります。

ですので、ぜひ「納品書は納品時の発行」を心がけて、納品書がそのお役目をバッチリ果たせるようにしてあげてくださいね!

納品書の周辺の書類達

ところで・・納品書の他にも、取引に際してはいろんな書類が出てきます。

一般的には、「見積書」から始まり、売り上げた後「納品書」が発行され、「請求書」を出すことで入金され、「領収書」を発行します。

納品書は、特に発行について法的義務はありませんが、領収書は「請求されたら出さなきゃダメ」っとなっています。(民法486条)←Wikibooks

そして、この領収書ですが、受け取り金額が5万円以上の場合は印紙が必要になります。以前は3万以上のモノが印紙の対象でしたが、現在(令和5年2月2日時点)では領収金額が5万以上のものが要印紙ですので、お気を付けくださいね~。

印紙については、コチラで関連記事を掲載しています。よろしければご参考にどうぞ→無駄な印紙は払わない!注意したい領収書の切り方3つ

まとめ

ここまで、納品書について日々思っている事柄を書いてきましたが、いかがだったでしょうか。

納品書とは「商品・サービスの受け渡しの証拠」であるということ

納品した・してない」のトラブルを避けるためのものでもあるという事。

なので、納品時に出さないと意味が無いよっという事を書いてまいりました。

法的義務もなく、請求書や領収書と比べると、いささか重要度が低そうな納品書ですが、保存期間は7年と長期になります。

折角発行するのですから、形だけの発行ではなく、取引先さんにおいても重宝されるような納品書発行をしてみてくださいね!

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