法人決算を自分でトライ~売掛金・未収入金の確定の巻~


みなさんこんにちは、事務屋ひばさんです(`・ω・´)

ここのところ、ブログ記事云々以前に・・サイトの管理の仕方がイマイチ良く分かっておらず、いろいろと手間取る日々です(;´・ω・)世の中のブロガーさんたちはすごいですね・・同じ日本語を話しているハズなのに、説明読んでも知らない単語が多すぎて理解できません(*ノωノ)

それはそうと、昨日と今日で、市町村と地方振興局からは確定申告書が届きました。決算そろそろやってね★という合図ですね!

ということで、今日は売掛金の残高のチェックをしました。

売掛金の残高チェックって、何をすれば良いの~?と言う方は、試しに参考になさってくださいね(*’ω’*)

売掛金残高の確定の仕方

まず最初に、「売掛金」ですが、簡単にいうと「売り上げたけど、まだ入ってきていないお金のこと」です。

ひばさんのところは12月決算ですから、例えば12月25日に売り上げたけれど、集金ができたのは1月10日だった・・とかという場合のことです。

毎回現金や振込みで支払う方法の他、1か月分をまとめて払う(請求書を出してもらう)場合や、クレジットカードでの支払い、ネット販売など、ケースはたくさんあると思います。

残高の確定方法として、いくつか考えられますので、1個1個見ていきたいと思います。

請求書の残高でチェックする

売掛金の残高は、こちら側から発行している請求書にも記載になります。様式によっては、前月からの繰り越しなどは考慮しない、純粋に「当月売上高」のみを記載するものもありますが、多くは

「前月から残っている売掛金残高」

「当月入金額」

「当月売上高」

を記載し、最終的には「今月の(決算時点での)売掛金残高」を表示する様になっています。

このタイプの請求書をもとに、売掛金残高をチェックすることができます。

管理表を使って確認する

得意先別に、売掛金の残高がチェックできるように管理表を作る場合もあります。

数か月分の売掛金の推移(発生と、入金状況)が一覧できるので、全体の状況が把握しやすいのが利点です。

管理表を使って確認する場合は、その管理表に書き込まれた数字が正しいのかもシッカリチェックする必要があります。

元帳を使って確認する。

会計帳簿を使って確認する方法です。

得意先が少ない場合は、帳簿を追うことで、売掛金の残高を確認することができます。が、得意先が多くなってくると「補助元帳」を作成する等の工夫が必要になります。

翌月入金から確認する。

決算日までの売掛金は、たいてい翌日・翌月以降に入金になります。

得意先ごとに、決済のサイトが異なりますので、すべて「翌月以降入金でチェックする!」というのはできませんが、翌月以降の入金を確認することで、売上のもれが無いか、売り上げの金額は正しいかなどの確認をすることができます。

売掛金残高確認書を送付する。

「売掛金残高確認書」とは、得意先に向けて

「当社で把握している、貴社への売掛金残高は〇〇円です。間違っていたら金額教えてください(‘ω’)ノ」

と、直接先方に確認を入れる書類です。

受け取った得意先さんでは、自社の帳簿等と照らし合わせて、金額や支払い状況と間違いがなければ

「その残高でOKですよ(*’ω’*)」

と返信を出します。

得意先が沢山あって、経理だけでは確認できない場合の他、

「なんかここから入金無いんだよね・・。ちゃんと伝わってるかな??」

等々、売掛金残高があること自体に不安がある場合などに(ちゃっかり)利用したりします。

何をチェックすればよいの??

以上で、どうやって(なにを使って)確認すればいいのかを考えてみました。これらの内の一つだけを採用するのではなく、実際はいくつかを組み合わせて確認していくことになります。

それでは、具体的にチェックする項目を見てみます。

売上や入金の入力もれが無いか

販売管理ソフトを使って、売上を管理しているのであれば、この販売管理ソフトに「すべての売り上げがちゃんと入力されているか」の確認をします。ここでもれがあると、つまるところ「請求もれ」がある・・ということになります(;_;)

販売管理ソフトの売上が確定したら、会計のソフトも見てみます。特別な理由がない限り、販売管理ソフトの売上高と、会計ソフトの売上高は同じ金額になると思います(*’ω’*)。消費税の税抜き・税込で、消費税等の金額が差額になる場合も考えられますが、もし違う金額が出てしまったら、何が違うのかのチェックも欠かさずしましょう。

売上の処理の他、入金の処理も要チェックです。「会計ソフトでは入金の処理をしたけど、販売管理のソフトでは忘れていた!!」という時も、残高が合わなくなってしまう上に、請求書上では多く請求していることになってしまいますので、注意が必要です(*ノωノ)

相殺や値引き、返品などがないか

営業さんや担当者さんの間では、「じゃあ値引きします」と話がついていても、経理まで情報が来ていない場合も多々あります(`・ω・´)

請求書を出しても、翌月の入金が足りない場合など、知らない間の相殺や金額の訂正等が無いか確認します。

確認の結果、相殺や値引き・返品等が明らかになった場合は、請求書や帳簿に追加で処理が必要になります。

前受金となるものがないか

ごくごく、たまーに、多く振り込んでくださる方もいます(*ノωノ)

なんといいますか・・

「998円の売掛金」

に対して

「1,000円でいいか!」

という振込みです。

この場合、お客さん的には

「多い分は、次回払う時に引こう!」

と思っている場合と

「いいよ、キフキフ!」

という奇特な方の場合とある様です(´・ω・`)

この場合、入金になった際にフツーに

「現金 / 売掛金 〇〇円」

と処理していると、多く入金になった分、売掛金残高がマイナスになってしまいます。

寄付の場合は、今後返す必要もありませんから

「売掛金 / 売上(雑収入)」

として、売掛金のマイナスを解消してしまいます。が、

「次買う時に引いてね!」

という場合は、「前受金」という扱いになります。

全体的に売掛金の残高が沢山ある場合、いくらかの売掛金がマイナスになっていても影響ない場合もありますが、マイナス分は「前受金」に振り替えてスッキリしておきます。

仕訳は、

「売掛金 / 前受金 〇〇円」

として振替ます。

そして、この次に売上があった際に

「前受金 / 売上 〇〇円」

とすれば「前受金」の勘定も残高が消えてスッキリします。

また、前受金で足りなかった売上は、

「売掛金 / 売上 △△円」

と、通常通りの仕訳も忘れず入れておきます(`・ω・´)。

長期未収が無いかチェック

日常的にチェックできていれば良いのですが、決算ですので・・日ごろチェックしていない場合などは「長期未収がないか」もチェックします。

「長期未収」とは、通常1か月~2か月などで入ってくる入金が遅れていないかどうか確認することです。

毎月、翌月末に入っているのに、半年たっても入金にならない。

はじめて注文が入って商品を送ったが、いっこうに入金がない。

あんまり意識していなかったけど、この人、お金払っていない。

そういった売掛金が無いかを確認します。

うっかり、振込みをするのをすっかり忘れている場合もありますし、そうでない場合も((+_+))あります。

いずれ、どういった状況で入金が滞っているのかを確認し、場合によっては督促状を出したり、貸倒(売掛金の回収を諦めること・・最終手段です)の検討をしたりします。また、売り上げた商品に不満があって入金されていない、という場合もありますので、1件1件状況をよく確認しましょう。

売り上げ以外の未収もチェック

売り上げて、まだ入っていないお金を「売掛金」と言いましたが、売上に関係ない収入で、まだ入っていないお金を「未収入金」と呼びます。

例えば、決算日前に事故などがあり、保険金が入ることは確定していた。でも、入金は決算日過ぎてから・・という場合や、

会社の備品を売ったら、結構な額になった。決算日前に備品は納入済みで、金額も確定した。入金になるのは決算日過ぎてから。

などです。

決して売り上げなどではないけれど、お金が入ってくるパターンも実はあるのでした。

これらの未収入金も、売掛金同様に有無を確認して、ある場合は会計処理を入れます。

売上ではないので、

「未収入金 / 雑収入 〇〇円」

等で計上します。

注意が必要なのは、会社の資産を売り上げた場合です。

何を売ったか、いくらで売ったか、利益が出たか・・などによって、勘定科目が変わってきます。

「未収入金  / 車両運搬具 〇〇円 」

などと、資産を譲渡した仕訳の他、利益が出ていれば

「未収入金 / 固定資産売却益 〇〇円」

と言った仕訳も必要になりますので、注意が必要です。

まとめ

以上、決算時の「売掛金」の固め方について考えてみましたが、参考になりましたでしょうか(*’ω’*)

こうして、それぞれの残高が固まったら、「勘定科目内訳明細書」にその内訳を記入していきます。

記入した残高が「残高試算表」の売掛金残高と一致していることを確認して終了です。

基本的に、

「販売管理ソフト(決算日の請求残高)」

「会計ソフト(決算日の売掛金残高)」

「勘定科目内訳明細書(売掛金の残高)」

「決算書(売掛金の残高)」

は、それぞれ一致する予定です(基本的に・・)。一致しない場合、どこかで処理がもれている、金額が間違っている等が考えられるので、とことん突き止めていくことになります(`・ω・´)。

件数が多いと、とても気の遠くなる作業ではありますが、とても大事な作業の一つですので、張り切って頑張りましょう~(^^♪


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