みなさんこんにちは、事務屋ひばさんです(｀・ω・´)
今回もレッツ★自分で決算！編でございます！・・ので、微妙に興味のない方は読み飛ばしてくださいませm(_ _)m
さてさて、以前「決算は、決算日時点でのすべての科目の残高を確定させる」という趣旨の内容を書いた気がするのですが、
「すべての科目って、どんだけあったっけ？？」
という疑問に答えてくれるのが、合計残高試算表です(*’ω’*)
これは、会計ソフトを使っていればカンタンに印刷することができますね！
ということで、決算日での合計残高試算表を準備します。今後は、この試算表で「残高のある科目」すべてについて、残高のチェックをしていきます。
この時、前年度の勘定科目内訳内訳書がある方は、ぜひともコピーを準備してください。
そして、残高が確定したらば、そのコピーにカラーペンなどでメモをしていきます。前年の数字と比較しつつ作業を進めて行きますと、「あ、去年はこの科目も残高あったんだ。今年ないけど、それでいいのかな？？」などと行ったチェックもできます。
それでは、現金の残高を確定していきましょう♪
「残高」とは、実際の現金残高のことです
さて、現金残高といわれて、みなさんどこを見ますか？？
会計ソフトから印刷した、合計残高試算表の残高でしょうか？
惜しいです・・
正解は、「実際」の現金残高です(*’ω’*)
「実際の」ですから、決算日や、最終営業日に
「いくらあるかな～♪」
と、金庫の中身をチェックしておかないとなりませんね(*’ω’*)
金庫の中に小口の現金があれば、その実際の有り高を。全部預け入れして、基本的に金庫の中身はゼロ円です！という場合もあるかと思います。その際は、自信を持ってゼロ円で決定します。
実際の有り高が分かったら、会計ソフトの残高と照合しておきます。
実際の残高と、ソフトの残高を確認することで、入力ミスや、処理のもれなどが無いか確認をします。
残念ながら一致しない場合は、どうして一致してしないのかを調べます。一致するまで調べます( ；∀；)
調べた結果、まだ入力していないものがあった！という事であれば、処理を追加し、残高を合わせます。入力ミスであれば、訂正をして、残高を合わせます。
が、どうしても合わない時もあるかと思います。
本当に、どこかでお金を落としてきた。とか、誰か拾ったお金を勝手に金庫に入れたようだ。とか・・100％ないとも言い切れません((+_+))
現金管理も比較的シッカリしていて、それでも現金が合わなくなってしまった。おそらく、釣銭を渡し間違えたかも。などという時は、合わない金額を雑損失や雑収入の科目で調整します。
ですが、社長一人の会社などで、合わない分は「もしかしたら、家計費に使っちゃったかも・・(;´･ω･)」という事が考えられる場合は、社長への給与等の支払いなど（役員勘定等）で調整する方が良いかもしれません。
ここでは、ごくごく少額の「合わない金額」を想定して書いておりますが、多額の金額が合わない場合は、調整したりせず、合うまで頑張りましょう！！！
預金残高は、通帳残高や残高証明書を利用する。
現金残高は、自分でカウントしなければならないので面倒ですが、預金残高は通帳を見れば大体確定しますね(*’ω’*)
決算日時点での残高が記載された通帳や、決算日時点での「残高証明書」を銀行に発行してもらいます。
通帳を使う場合には、ぜひ「翌期分の記帳までしてある」状態のモノを準備します。
なぜならば、たとえ決算日時点の記帳がされた通帳だとしても、それが最終の記帳であるかどうかが不確定だからです。
例えば、3時ギリギリになって、どこかから振込みがあった・・！
という場合、その分の記帳が漏れてしまっている可能性もあります。それに気付かずに決算を進めて行くと、預金の残高と、売掛金の残高を誤ったまま決算作業の終盤に行ってしまうこともあります(*ﾉωﾉ)
ですので、念には念を入れて「翌期分の記帳」もして、残高を確定します。
ここで、銀行の実際の残高と、会計ソフトの銀行残高が一致していることを確認します(*’ω’*)
銀行勘定調整表を使う時
ところで、実際の通帳の残高と、会計ソフトの残高が違ってしまうことも・・実はあります。
例えば、決算日の3時過ぎなどに、ATMから買掛金の支払いをしてしまった・・！などという場合。
会計ソフト上は、決算日の内に支払っているので、支払の処理をしてしまいます。が、銀行側としては、3時以降ですので・・翌日扱いの記帳になります。
すると、ここで通帳の残高と、会計ソフトの残高に差が生じてしまいます！
でもでも・・入力ミスでもなければ、訂正するようなものでもないし・・という時、「銀行残高調整表」というものを使用します。
具体的には、
・小切手を切ったが、相手側でまだ現金を受け取っていない。
・銀行の時間外に振込みなどがあった。
などです。ずれていても、もはやズレている事自体が正しい場合（ややこしい・・）、この「銀行残高調整表」を使用し、そのずれている内容を
「銀行と帳簿上のズレは、これこれ・・こういう理由で・・いくら分ずれています。」
と記載します。
こうして、通帳残高と、帳簿残高がちょっとずれてるけど、決算の残高としてはこれで確定とします。
勘定科目内訳明細書に書き込む
どうでしょう～
現金と預金の残高がチェックできたでしょうか？
無事、実際の有り高と会計ソフトの残高が一致したら、その金額を勘定科目内訳明細書のコピーに書き込んでいきます。
去年の数字を横線で消して～(^^♪カラーペンで脇に書きます。すべての数字が、今年の数字に更新されれば、決算なんて終わったも同然～(*’ω’*)←まだまだだけど・・
預金は、普通預金の他、当座預金、定期預金、納税準備預金など、会計ソフトで科目を設定して残高が残っている様であれば、すべて作成しましょう～(^^♪
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