みなさんこんにちは、事務屋ひばさんです(｀・ω・´)
さぁ、今回から実際に決算作業～♪ということで、早速内訳書とか見たいところですが、まず先にやっておかねばならないことがあります。
ずばりそれが・・
元帳チェーック！！！
決算日までの現預金取引は入力しましたか？？←会計ソフトを使っている場合。
締め日以降の売上もちゃんと入力完了しましたか？？
決算作業は、日々の取引がすべて処理完了！となっている前提でスタートしますので、まだ日々の取引が終わっていない場合は・・まずはソチラを終わらせましょう！
全部入力が完了！！
となったらば、元帳チェックに入ります。ではどうぞ～♪
いまさらだけど、元帳チェックってなに？？
元帳の正式名称は、「総勘定元帳」と言います。
これは、すべての勘定科目ごとに作成される帳簿で、科目ごとに取引をチェックしていくことができます。
例えば、「通信費」という科目の元帳を見てみると、
「1月6日 〇✕郵便局 切手代 82円×10枚 820円」
などと、日々入力した結果がそのまま表示されます。
科目ごとに年間分をチェックしてみますと、
切手、ゆうパック、切手、トイレットペーパー、切手、携帯料金・・
などと、仲間はずれを見つけるのがカンタンになります。
トイレットペーパーが通信費になっていたからと言って、税務上は影響ありませんが、この様にして・・年間の入力を一個一個チェックしていきます。
意外と、このチェックによって見つかる入力ミスもありますし、数字があらかた固まってから
「ああっ！ああ！！租税公課に制服代が入ってる！！」←消費税の額が変わります。残念ながら、やり直しのパターン。
という悲しい出来事も防ぐことができます。
ですので、この元帳チェックもしっかり行いましょう♪
そう、お気づきかもしれませんが、こうやってチェックがしやすい様に、日々の入力の際は「何を／ドコで／何のために」と言った適用をできるだけ入力することも大切です！
仮勘定に注意！元帳を元に仮勘定の再確認を。
元帳チェックと合わせて済ませておきたいのが、「仮勘定のチェック」です。
仮勘定とは、書いて名の通り、「仮」という名の付くものです。
「仮払金」や、「仮受金」といったものですね。
この「仮払金」や「仮受金」は、
「あ、いや、今ちょっと内容分からないけど、現金動いちゃったし、処理しないとな・・。一応、仮払金に入れておいて、後でちゃんと処理しよ。」
というものです。
なので、一時的に「仮払金、仮受金」という科目を使用しても、後から内容が判明したら振替を行い、決算時には「仮勘定」の残高はゼロにしておきます。
よく分からない入金を「仮受金」にしておいて、決算が終わってから「売上でした！」とならない様にしましょう！←計算は一からやり直しになります。
ちなみに、仮払金や仮受金の残高があってもおかしくない場合もあります。
旅費として一定額を仮払いしたが、まだ精算していない。とか、実際に「仮払金」や「仮受金」と言った現金が存在している場合は、残高として残っていてもOKです。
また、現金残高がちょっと帳簿と合わなくて・・仮払金で調整しました・・。という場合もあるかもしれません。
この場合、現金が合わなくなった理由を調べても分からない場合、雑損失や雑収入などの科目で処理を行います。
このほか、立替金や預り金などもチェックしてしまいます。
まだ立て替えたままなのか、本当に「立替金」として存在しているのか、とか・・ちゃんと回収できるのかしら？とか・・実在しているのか確認したり、預り金が沢山ある場合は、内訳も取って残高を確認してしまいます。
こうしてみると、気が遠くなりそうな作業ですが、なんというか、それが決算なので、コレばかりはどうしようもありません。
そういえば、建設業の場合は「建設仮勘定」というものもあると思います。この勘定科目の場合、上で見てきた「仮払金」や「仮受金」とはまた違った性質のモノになってきますので、決算だからといって残高ゼロを目指さなくても良いモノになります。ただ、内訳だけは取っておいて間違いはありません。
めんどくさい作業ですが、決算だからしょうがない・・と自分に言い聞かせながら地道に作業しましょう♪
どこまでチェックをすれば良いのか？
決算書を見ますと、勘定科目の多さに目がくらむことと思います。
この元帳チェックですが、主に「損益計算書」を上から（売上から）下まで（雑損失や支払利息など）ばーっっと見ていきます。
そして、問題なければ「貸借対照表」の「資産」の科目、「負債の科目」とみていきます。会計ソフトを使用している場合は、大体ここまで見てくれば慣れてくると思いますので、貸借対照表の科目に移った段階で「科目内訳書」の下書きなどを合わせて行っても良いかもしれません。
いずれにせよ、早くまとめてしまいたい決算作業ではありますが、この元帳チェックはキチンとできていないと後々後悔するポイントがたくさんありますので、月次の段階で「元帳を眺めて置く」習慣をつけられるとベストかもしれません。
できるところから取り組むのも良いですね！
どうぞ皆様の決算が無事終わりますように、お祈りしております！！！
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