領収書の貼り方に困っていませんか?


みなさんこんにちは、事務屋ひばさんです(`・ω・´)

週の初めは、前の週の旅費の精算やら、仮払いの精算やらがありまして、机の上が領収書とかの細かい紙切れでいっぱいです(*’ω’*)

これらを、右から左に処理していくと、大体午前中が終わります!

そんな大した量では無いですが・・そう、作業の開始時間が遅いのかな・・!?

ところで、みなさんのところでは領収書の整理ってどうしていますか??

会社や、事業の規模だったり、職種によっても違うかもしれませんが、今日はひばさんおススメの方法をご紹介しようと思いますよ(‘◇’)ゞ

どんどん増える領収書、貼るべき?それとも・・

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領収書を手っ取り早くまとめる方法として、とりあえず思い当たるのは

①袋に突っ込む

②何かに貼り付ける

の二つでしょうか。ひばさんのところでは、貼るタイプを採用です。

なぜならば、後から「あの領収書、あの領収書が見たい!!」となった場合に、やっぱり貼ってあるものの方が検索のスピードが全然速いからです。

封筒の場合、それぞれ「〇年△月」と書いてあっても、目的の1枚を探すためには、一度封筒の中身を全部出さないとなりませんね。すると、不幸にも紛失してしまうリスクもあるわけで・・(-_-;)

その点、貼り付けてあるものは1枚だけ紛失する・・という事もないですし(シッカリ貼り付けてください!)、一見、探しずらそう・・と思われるかもしれませんが、『貼るときのルール』さえ決まっていれば、すぐに見つけることができます!

封筒などの利用は、帳簿に記帳するまでの一時的な保存であればOKかと思うのですが、いずれは貼り付けて整理しておくのがベストかと思います(*’ω’*)

では、なにに貼り付ければ良いのでしょう・・??

領収書はこれに貼れる!

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では、いざ貼ろうと思っても・・何に貼ったら良いの?となりますが、基本的に「これに貼るべし!貼るべし!」と言ったものはありません(`・ω・´)!

ノートでも良いですし、スクラップブックでもOKです。言ってしまえば、雑誌や電話帳でも良いわけです(´・ω・`)。そう、お子さんの使っていた自由帳でも良いわけで・・

じゃあ、経済的だし、読んだ後の雑誌で・・と言った場合のデメリットですが、カラーや字が多くて・・となると、後から領収書を探したりするときに、若干・・目にダメージが来るかな?ということぐらいでしょうか。

あとは、税務調査に入られてチェックされた際、ちょっと気になる(恥ずかしい)ぐらい(/ω\)。そうそう、領収書についてのメモを書こうとしたときに、スッキリかけないとか・・。いずれ、致命的なデメリットではないわけですね(*’ω’*)!

ひばさんのところでは、A4の裏紙(FAXで送られてきたDMの裏など)を活用しております。もともと、月に何百件と領収書がでるわけでは無いので、裏紙を自分で製本して(それほど立派な仕上がりではない。)使用しております。

以前、会計事務所の職員として、他の会社さんにお邪魔して領収書なども拝見していたわけですが、人気のパターンはスクラップブックへの貼付けでした(*’ω’*)

スクラップブックは、ページ数も結構ありますし、領収書を貼りつくして分厚くなってもばらけたりしません。

デメリットはと言えば、このスクラップブックも、会計年度が変われば(決算が終わったら)新しいものに交換となるのですが、ちょっとページが残ってしまうともったいない気持ちになるくらいでしょうか・・。

A4番の裏紙使用の場合は、今のひばさんのところの様に、あんまり領収書がないときは経済的に感じます。

ただし、1枚1枚が独立しておりますので、フラットファイルに綴ってあっても、外してしまうとバラけてしまうところがデメリットです(;_;)

帳簿については、記帳の重要性という決まり事がありまして、

「整然かつ明瞭に、正確かつ網羅的に・・✨」

というのがあります。

1枚1枚バラバラにできる状態を考えると、「ほんとにこれで領収書全部なのかな?」と思ってしまいます。

「これで領収書はすべてです!」と言っても、網羅的(すべての取引を処理している)というものが若干欠ける感があります。

スクラップブックなどですと、1ページ外すと、「あ、ここのページどこかに行ったな?」とわかりますね。

「外した跡」が無く、順番に最初から最後まで貼り付けてあれば「あ、これ全部処理してあるな。」と感じます。

「網羅的に」という事を考えた場合、裏紙使用をする時などで「ページが取り外しが可能」な場合は、ページ番号をふるなどの工夫が必要かなと思います。

どうやって貼ればいいの??

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とりあえず、貼るノートやスクラップブックがゲットできたら、早速貼ってみましょう!

1ページに1枚貼りますか??

いえいえ!1ページにたくさん貼りますよ(*’ω’*)!

1ページに1枚貼る場合は、「これは後から絶対何回かコピー取る!」と分かっている場合や、通常出てくる領収書と種類が違う場合(特別な領収書)などでしょうか。

そうではない、日常の営業で出てくるものは、発生順に貼り付けていきます。(日付順に貼ります。相手先ごとではないですよ~。)

左下 → 右下

に向かって貼って(領収書の上辺にノリを付けて貼ります。)、1行終わったら上の段に移ります。

再び、左 → 右

に向かって貼り進めます。さらに、1行終わったら上の段、上の段へと移ってゆきます。

糊で心もとないな・・という時は、迷わずテープで補強をします。

この時、上の段の領収書を貼る際は、下の領収書にかからない様に貼ります。こうすることで、下の領収書のコピーを取りたいときは、上の領収書をめくるだけでコピーがとれます(*’ω’*)!

連番はいれるべき・・??

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事務用品の中で、『証憑  番』みたいなハンコを見たことないでしょうか?

このハンコは、領収書の端っこにペタっと押して、番号をふります。

この番号は、この領収書を処理した伝票と同じ番号です。

なので、伝票を見ていて「あ、この領収書確認したい・・!」となった時は、同じ番号のふられた領収書を探せばよいわけですね(*’ω’*)!

逆に、領収書を見ていて「む?この領収書、どう仕訳したかな?」と伝票を探したい場合も、領収書の番号と同じ番号の伝票を探せばOKな訳です。

さらに、この番号も順番ごとにふるようにすれば、後から探す際はアッという間に検索できます。

さらに、ひばさんのところの様に、A4の裏紙使用などで「ページがほぐれる可能性がある・・!」と言った場合は、連番を入れることで網羅性を期することができるかと思います。

ただし・・

ただし・・

めんどくさい・・ ←本音(/ω\)

スクラップブックなどで、後でまとめて付番する場合、先ほど出てきた「適時性」というものが満たされません・・(´・ω・`)

これは、「事があったらすぐに処理する!」ということですが、月末にまとめてやるとこの適時性は満たされません。

やっていて、「この番号ふるやつ、月末に一応ふってるけど、あんまり意味ないよね・・。役立ってないよね・・。」という場合は、省略しても良いのかもしれません(*ノωノ)

まとめ

以上、領収書の貼り方を纏めてみましたが、参考になりましたでしょうか?

コンパクト、且つ見目美しく、さらに検索もしやすく、急な税務調査にも慌てない様に頑張って貼りましょう・・(/ω\)!

みなさんも、自社にあった方法を探してやってみてくださいね(*’ω’*)


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