増え続ける事務書類・・いつまで保存すれば良いですか。


こんにちは、事務屋ひばさんです(`・ω・´)

 

先ほどまで、溜まった納品書の束をちぎってはまとめ・・ちぎってはまとめを繰り返し、無事にメモ用紙に生まれ変わらせることに成功しました(‘◇’)ゞ

毎月毎月、仕入れをすると、その分大量にやってくるので・・量が半端ないです納品書!

しかも、月末などにまとめて送られてきますので、仕入れた商品と照合することに使うこともなく(仕入れた商品は、「出荷伝票」というものがついてきますので、それと照合をします。)、この納品書、ただただ増え続け、ひばさんのストレスのもととなっていますよ!(^^)!

納品書と言えば、「これこれ、こういった仕様で受注しました。その通りに納品いたします。」「確かに納品しました!」といった、納めた商品の内容説明から、確実に納品したという証拠になるものです。ですので、商品を納めて、納品書を発行した際は・・しっかりと受領印を貰ったうえで保存しましょう!保存期間は7年とか10年ですよ!・・とかと聞きますが・・10年( ゚Д゚)!?

ついさっき、先月分の納品書はメモにしてしまいました・・(;´・ω・)!

みなさん、いったい書類って何年分保存していますか~?

というのが今回のテーマでございます。

10年・・7年・・5年・・一体何年なのか。なんなのか。

何年取っておけば良いのかしら・・?と思ったとき、ネットで調べますとサクッと出てきますね!

税理士さんや労務士さんに聞いてみても、「7年ですかね!」などと教えてもらえます。が、中には「うーん・・」と考え込まれる書類もあったり・・。

総務経理の扱う書類は、経理や税務、法務、人事から総務まで・・ほんっと守備範囲が広いです。それぞれ、会社法や各種税法、労働基準法などの法律が根拠となっていますが、これまたそれぞれが、税理士の守備範囲であったり、社労士さんのテリトリーだったりするわけですね(;^ω^)

こう範囲が広いと、それぞれ根拠となる法律も違います。守備範囲外の書類を尋ねられると、ちょっと返答に迷うところも出てくるかと思いますが、あとになってから困らない様に、きちんととっておきたいところです(`・ω・´)

 

決算書は10年!

決算書、つまり・・貸借対照表と損益計算書、株主資本等変動計算書と個別注記表は、10年間の保存です。

これにセットで、法人の確定申告書も10年です。もともとは7年でしたが、いろいろあって(欠損金の繰越が10年になったお陰で、一度9年になった後)10年になりました。

以前、ひばさんのお世話になった会社さんのお話ですが、会社立ち上げ当時の株主さんを特定しなければならなくなった事がありました。その調査のために、会社設立当初の決算書を探すことになったのです。

決算書には、ただ会社のその年の損益や財産情報のみだけでなく、株主さんの情報も載っていたりするのです。厳密にいうと、決算書と合わせて保存している確定申告書の方になりますが。

そもそも、決算書&確定申告書ではなく、もともとの株主名簿だとか議事録といった法務系の書類がきちんと整備されていれば良かったのですが、めったにお目にかからない法務系の書類って、「しまい込まれる」もしくは、「廃棄される」の末路をたどるものが多くある様に感じます。

「この書類ってなんだっけ。いるのだっけ?捨てていいんだっけ!」となって、残念なことに廃棄になってしまうこともしばしば。(←しばしばあったら困るんだけどね!(*’ω’*))

また、「これは超重要書類だから!」としまい込んだが最後。見つけられなくなったり・・。さらには、捨てる気が無くても捨てられていたり・・という事もありますね。これば悲しい事故だと思います・・。

そこに行って、決算書って、ちょっと捨てにくい書類だと思います。

10年たったからいらないよ!と言われても、ちょっと捨てられない・・。でも、どうしてもスペースは開けたい・・と困った時は、必要最低限のところだけ残して廃棄する。とかという社長さんもいらっしゃいました。

なので、この時も決算書&確定申告書が残っていれば、株主の明細がわかるのではないか!?と思ったのですが・・

ですが・・

その「立ち上げ当初の株主が知りたい会社」の社長さんは、スッパリと廃棄されているおり、最終的には調査不能となりました(/ω\)

 

廃棄されていても法的には何ら問題はなかったのですが、廃棄して困った1例となってしまいましたね(*ノωノ)

廃棄されても良いのですが、特別な事があった年などは残しておいても良いかも・・しれませんね(;^ω^)

領収書、通帳などは・・7年

えっ、7年も取っておくの!

という驚きと、

決算書は10年なのに・・先に捨てるのもアリなんだ・・という。

この他、現金出納帳や請求書、見積もり書なども7年です・・(*ノωノ)

ということで、決算書は棚に並べ、7年保存物は段ボールに突っ込んで終了です。7年で捨てられるものは7年モノでまとめて置くと、後で面倒がなさそうですね(*’ω’*)

中には永久保存のものも・・

あるのです。

永久保存のモノも・・。考えてみれば、当たり前なのですが、会社の定款は永久保存です。

定款とは、会社の根本規則を記されたものになります。

これこれ、こういう目的で事業をします。本店をどこに置きます。・・などと決めて、それをもとに法務局に法人の登記を行うのですが、会社の超根本的なものです。これらの登記にかかわる議事録や、株式発行にかかわる書類等も永久保存しておいた方が良いかと思われますね。

このほか、重要な人事にかかわるものも永久保存の様です。

 

実際に使うのか・・!という問題。

会計事務所にいた時の話ですが、

定款はじめ、議事録は結構使いました。

これは、会社の体制が変わった際(たとえば、本店を移転する。社長が代替わりする、など)には、法務局に登記をすることになります。

このとき、「定款のこの部分を替えます。」などと法務局に届けるのですが(実際には、議事録を作る)、もともとの定款が無いと厄介です・・。何をどう変えたら良いのか分からないなんて事態になりかねません(;´・ω・)

一方で、決算書&確定申告書は5年以前のものはまず使いませんでした。もちろん、保存だけはしておりましたが・・!

先ほどの例に挙げてしまった会社は別ですが、ほとんど使いませんでしたね(;^ω^)。

10年間の売上推移の分析とか、「10年前はどんなだったかなー。」と思った時には必要になりましたが(*ノωノ)、税務調査の時でさえも、「10年前のモノを・・」と言われたことはありません。

税務調査の際は、だいたい3年分くらいが多かったでしょうか。3年ペースで調査が来ている場合は、もうすでに調査が終了している3年以上昔のものは改めて見ないですし、仮に10年前の申告について「税額少ないよ!」と指摘をされたとしても、実のところ3年~7年経過していれば、納税の時効を迎えている場合もあるので、改めて税金を納める事にはならない事が多いかと思われます(*’ω’*)。

調査で時効以前のものを見ることはほとんどないと思う・・というか、見られた場合は何かしらの裏がある場合でしょうか。モチロン、悪質な何かがあると認められたり、督促が来ていたりした場合は「時効の中断」なるものが起こり、時効とはなりません。

まとめ

では、何をどう残したら良いのか・・。

会社によって、書類の保存にさけるスペースには限りがあると思います。

また、廃棄する際の手間もかかりますので、書類の廃棄については「これは〇年」「これは✕年」とルールを決めて、その通りに迷うことなくやってしまうことをおススメします。

ちなみに、ひばさんのところでは・・

・決算書は全残し(ただ、スペースがなくなったら、「第一期~第五期」「第六期~第一〇期」などとまとめて、肝心なとこだけ残そうかなと思っています。)

・領収書などの細々したものは、段ボールに突っ込んで7年保存(事務所内には2年分程度を残して、あとは倉庫に突っ込む)

・給料関係の書類は、前出の段ボールに突っ込む。社保関係や雇用保険関係の届け出書類、雇い入れ時の書類や従業員名簿などは、個別判断で長めに残す。

・登記関係の書類は、全残し。

としています。

困るのは、どこにも分類されない、必要なのか不必要なのか分からない書類ですが・・これらは、PDFファイルにしたりして保存をしているものもありますが、PDFにしたことも忘れていたりします。が、あとになってから「ない・・!どうしよう!」と困ったことは無いので、きっといらない書類だったんでしょうねー・・。

参考までにですが、会計書類(元帳など)については、書類ではなくてDVDやサーバー、CD-ROMへの保存や、スキャナで読み取ったもので保存することも可になる場合があります。

税務署に届出を出したり、要件を満たした会計ソフトを使用したり・・といった準備は必要になるのですが、省エネ効果は抜群です(`・ω・´)

 

以上、帳簿保存について考えてみましたが、参考になりましたでしょうか。

たかが書類、されど書類・・ということで、快適な環境で頑張りましょう~(^^♪

 

★参考サイト★

こちらのサイト、表形式になっておりまして、保存年数を調べるのにお世話になっております。

e 総務.com

また、国税庁のHPでも、帳簿の保存について難しく書いております・・

帳簿書類等の保存期間及び保存方法

ご参考にどうぞ(`・ω・´)

 

*こちらは、あくまでひばさんの周辺の出来事をご紹介するページです。実際の帳簿書類の破棄について、ご自身で判断のつかない範疇のものは、税理士や税務署へお問い合わせいただくようお願いします。

*加筆・訂正  2017/3/9


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